研究会発足の手引き

Step I：６ヶ月前まで（11月15日開催なら5月中）
事柄：企画
１　概略企画（日程、会場、企画責任者の決定）
　２　予算書作成（参加者数の予想、資料集印刷部数、会場費など）1
　３　CFP、講演募集会告、会告HP、受付CGIの作成
　４　主査へ連絡
　５　主査から運営委員に対して講演内容の連絡と開催承認取り付け
　６　予算書、講演募集会告を学会事務局に提出2
　７　会告HP、受付CGIのアップロード
　８　会場の手配
　９　CFPの配信（MLなど）

　1 他の部会との共催の場合は、役割分担を事前にきめておくことがポイント
2 ＳＩＣＥ会誌の送付は毎月１５日頃、会告締切はその前月1日
(研究会開催が10日までの月初めの場合は、会告を一ヶ月前倒し)

Step II：４ヶ月前まで（11月15日開催なら7月中）
事柄：講演募集、講演依頼
１　学会誌に講演募集会告が掲載、他にCFPで告知
　２　招待講演の場合は講演依頼*1
　３　チュートリアル講演依頼

　*1招待講演などの場合、謝金(12000円) 、車代(都内1000円)

Step III：２ヶ月前まで（11月15日開催なら9月15日まで）
事柄：募集締切、プログラム、原稿依頼、司会依頼
１　講演募集の締切
　２　プログラム作成、会告用プログラム作成
　３　司会者の依頼と内諾取り付け
　４　学会事務局に司会者依頼の連絡
　５　執筆要項の作成
　６　執筆者へ採否通知、執筆要項の配信、学術奨励賞申請の伺い

Step IV：１ヶ月前まで（11月15日開催なら10月15日まで）
事柄：原稿受理、資料集印刷、学術奨励賞の推薦
１　原稿の受理
　２　学会事務局に表紙カタログ番号の問い合わせ
　３　表紙（カタログ番号記載）、裏表紙、目次、フッターの作成
　４　表紙、論文、裏表紙、目次、フッターを印刷会社に送付1
　５　学会事務局に学術奨励賞申請者担当司会者に推薦葉書の送付依頼
　６　学会事務局に領収書、名札の作成依頼2

　1 ページ番号、フッターは印刷会社に依頼
　2 領収書は予定人数の倍程度，名札は同数程度

Step V：１週間前まで（11月15日開催なら１1月8日まで）
事柄：準備
１　資料集、名札、領収書、事務用具など会場に送付してよいか確認*1
　２　印刷会社に資料集送付先、担当者、期日の連絡
　３　学会事務局に名札、領収書、事務用具の送付先、担当者、期日の連絡
　４　アルバイトの手配（日当5000円程度）

　*1 受け取り担当者、受け取り期日を確認

Step VI：当日（11月15日開催なら１1月15日）
事柄：開催、後片付け
１　会場設営，受付準備
２　会場費等の支払い
　３　受付（参加者受付、資料配布、参加費資料代受領、原稿返却）
　４　参加者人数の確定、報告書の作成
　５　会場後片付け
　６　学会事務局に残部資料、報告書、事務用具の送付手配
　７　学会事務局宛で収益金の振込
　８　後日、学会事務局に上記振込手数料を差し引いた決算書を提出