研究会発足の手引き
StepI：6ヶ月前まで（11月15日開催なら5月中）
事柄：企画
- 概略企画（日程、会場、企画責任者の決定）
- 予算書作成（参加者数の予想、資料集印刷部数、会場費など）*1
- CFP、講演募集会告、会告HP、受付CGIの作成
- 主査へ連絡
- 主査から運営委員に対して講演内容の連絡と開催承認取り付け
- 予算書、講演募集会告を学会事務局に提出*2
- 会告HP、受付CGIのアップロード
- 会場の手配
- CFPの配信（MLなど）
*1 他の部会との共催の場合は、役割分担を事前にきめておくことがポイント
*2 SICE会誌の送付は毎月15日頃、会告締切はその前月1日
(研究会開催が10日までの月初めの場合は、会告を一ヶ月前倒し)
StepII：4ヶ月前まで（11月15日開催なら7月中）
事柄：講演募集、講演依頼
- 学会誌に講演募集会告が掲載、他にCFPで告知
- 招待講演の場合は講演依頼*1
- チュートリアル講演依頼
*1 招待講演などの場合、謝金(12000円)、車代(都内1000円)
StepIII：2ヶ月前まで（11月15日開催なら9月15日まで）
事柄：募集締切、プログラム、原稿依頼、司会依頼
- 講演募集の締切
- プログラム作成、会告用プログラム作成
- 司会者の依頼と内諾取り付け
- 学会事務局に司会者依頼の連絡
- 執筆要項の作成
- 執筆者へ採否通知、執筆要項の配信、学術奨励賞申請の伺い
StepIV：1ヶ月前まで（11月15日開催なら10月15日まで）
事柄：原稿受理、資料集印刷、学術奨励賞の推薦
- 原稿の受理
- 学会事務局に表紙カタログ番号の問い合わせ
- 表紙（カタログ番号記載）、裏表紙、目次、フッターの作成
- 表紙、論文、裏表紙、目次、フッターを印刷会社に送付*1
- 学会事務局に学術奨励賞申請者担当司会者に推薦葉書の送付依頼
- 学会事務局に領収書、名札の作成依頼*2
*1 ページ番号、フッターは印刷会社に依頼
*2 領収書は予定人数の倍程度，名札は同数程度
StepV：1週間前まで（11月15日開催なら11月8日まで）
事柄：準備
- 資料集、名札、領収書、事務用具など会場に送付してよいか確認*1
- 印刷会社に資料集送付先、担当者、期日の連絡
- 学会事務局に名札、領収書、事務用具の送付先、担当者、期日の連絡
- アルバイトの手配（日当5000円程度）
*1 受け取り担当者、受け取り期日を確認
StepVI：当日（11月15日開催なら11月15日）
事柄：開催、後片付け
- 会場設営，受付準備
- 会場費等の支払い
- 受付（参加者受付、資料配布、参加費資料代受領、原稿返却）
- 参加者人数の確定、報告書の作成
- 会場後片付け
- 学会事務局に残部資料、報告書、事務用具の送付手配
- 学会事務局宛で収益金の振込
- 後日、学会事務局に上記振込手数料を差し引いた決算書を提出